TB-31-1 [Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard]
Anulowano ze względu na zmianę terminu konferencji. Wszyscy uczestnicy konkursu zostali poinformowani drogą mailową.
WARSZAWA, 17 lipca 2012r.
Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard
Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. w związku z realizacją w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1 projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” (POIG-03.01.00-00-029/09) – ogłasza niniejszym zaproszenie do składania ofert na:
Usługę organizacji w Warszawie w dniu 11 września 2012r. konferencji branży e-biznesowej dla ok. 100 uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności TechnoBoard jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w tym inkubatorze przedsiębiorczości.
WYMAGANE DOŚWIADCZENIE I UMIEJĘTNOŚCI Z ZAKRESU:
– organizacji i realizacji konferencji tematycznych dla branż nowych technologii
– wspomagania konferencji działalnością towarzyszącą (PR, catering, itp.)
– informatycznego wsparcia konferencji (aktualizacja strony internetowej konferencji, przygotowanie materiałów video po konferencji)
PRZEDMIOT REALIZACJI:
1. Wykonanie usługi organizacji w Warszawie w dniu 11 września 2012r. konferencji branży e-biznesowej dla 100uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności firmy TechnoBoard, jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w Inkubatorze.
2. Usługa powinna być wykonana z zachowaniem następujących elementów:
– Właściwa lokalizacja konferencji: Warszawa, centrum, w oddaleniu nie większym niż 5 km od Dworca Centralnego z wydzielonym miejscem odbywania się konferencji oraz miejscem przeznaczonym na przerwy kawowe.
– Właściwy termin konferencji (w tym rezerwacja lokalizacji), tj. w terminie 11.09.2012 r.
– Zagwarantowana pełna obsługa konferencji, tj.:
* Zapewnienie obsługi informatycznej, w szczególności obsługi rzutnika i płynnych zmian prezentacji
* Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników Wykonawcy do obsługi wydarzenia. Liczba członków zespołu Wykonawcy powinna być dostosowana do zakresu realizacji przedmiotowego zlecenia.
– Zapewniony Catering:
a) Co najmniej jedna przerwa kawowa (kawa, herbata, napoje, ciasteczka) z przystrojeniem (na przykład obrusy)
b) Ciasta do kawy
c) Hostessa do pomocy (1 osoba)
– Opcjonalnie zapewnioną rejestrację video/foto w dniu konferencji oraz dostęp do materiałów video z konferencji dla uczestników po konferencji w formie, co najmniej 2-3 minutowego podsumowania z całego wydarzenia (minimalne wymagania: 1 kamera, operator, światło, dźwięk, plus montaż i komentarz lektora).
– Uaktualnienie strony internetowej II konferencji e-biznesowej do strony III konferencji e-biznesowej wraz z działaniami promocyjnymi (technologia wordpress) wraz z linkiem do archiwum II konferencji.
– Aktualizacja komunikatu o współfinansowaniu unijnym
– Opracowanie spójnego design prezentacji (spójny szablon power point lub podobny)
– Zapewnienie czynności operacyjnych, jak np. oznakowanie sali,
– Działania PR – informacja wysyłana do mediów przed konferencją i po konferencji.
– Inne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia konferencji ze strony wykonawcy
SPOSÓB UBIEGANIA SIĘ O UDZIELENIE ZLECENIA:
1. Wykonawca składa wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na adres mailowy: seed@technoboard.pl do dnia 20.07.2012
Wniosek zainteresowanego wykonawcy prac – powinien zawierać:
– dane kontaktowe Wykonawcy (nazwa, adres, telefon, e-mail) i osób jej reprezentujących,
– informację na temat zespołu wykonawcy odpowiedzialnego za realizację konferencji i możliwości obsługi konferencji w tym terminie z wyraźną deklaracją, że jest to możliwe
– ogólną informację o doświadczeniu w realizacji zleceń podobnych
Odpowiedź na wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu będzie skierowana do Wykonawcy w ciągu jednego dnia roboczego od dnia złożenia wniosku.
2. W dniu 23.07.2012 strony ustalą termin testu kompetencji w ramach czasowych wskazanych poniżej, w którym musi uczestniczyć minimum jedna osoba reprezentująca Wykonawcę będąca, co najmniej osobą bezpośrednio odpowiedzialna za realizację umowy ze strony Wykonawcy. Testy kompetencji odbędą się w terminie od 24.07.2012 do 25.07.2012. Testy kompetencyjne będą odbywać się w siedzibie TechnoBoard, w umówionych terminach.
3. Tylko w przypadku pozytywnego zaakceptowania wniosku wykonawcy o dopuszczenie do konkursu ofert – oraz po pozytywnym wyniku w/w testu kompetencji potwierdzającego odpowiedni potencjał do wykonania niniejszego zlecenia – Wnioskodawca składa ofertę zawierającą proponowaną ofertę cenową do dnia 27 lipca do godziny 16.00.
SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
– Elektronicznie na adres: biuro@technoboard.pl (do wiadomości seed@technoboard.pl) lub
– Listownie na adres: TechnoBoard Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50/p.450, 00-695 Warszawa (liczy się data i godzina wpływu do siedziby)
– Osobiście (n adres biura j/w)
WYMAGANY TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY
30 września 2012 r.
PRZEWIDYWANE KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY:
1. Doświadczenie w realizacji podobnych usług – osób wykonujących zlecenie w imieniu wykonawcy plus referencje z realizacji podobnych prac
2. Ocena przedstawionej wizji konferencji podczas spotkania weryfikacyjnego
3. Lokalizacja konferencji
4. Zaproponowana cena
ZAŁĄCZNIKI:
– Przykłady realizacji elektronicznych (link)
– Przykład agendy z grudnia 2012 roku (link)
– Przykład regulaminu konferencji (link)
Więcej informacji jak wyglądała konferencja:
http://konferencja-technoboard.pl/
http://www.tbkonferencja.evenea.pl/
TechnoBoard Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru wykonawcy przez Zarząd Spółki zgodnie z w/w kryteriami w ramach zasad oceny ekonomicznej złożonych ofert zgodnie z zasadami PO IG.