TB-31-3 [Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard]

NaglowekPOIG

WARSZAWA, 24 sierpnia 2012r.

 

Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard

   

 

Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. w związku z realizacją w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1 projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” (POIG-03.01.00-00-029/09) – ogłasza niniejszym zaproszenie do składania ofert na:

Usługę organizacji w Warszawie w październiku (przewidywana data: w dniu 09 lub 16 lub 23 października  2012r. z możliwością korekty terminu) konferencji branży e-biznesowej dla ok. 100  uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności TechnoBoard jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w tym inkubatorze przedsiębiorczości.

WYMAGANE DOŚWIADCZENIE I UMIEJĘTNOŚCI Z ZAKRESU:
– organizacji i realizacji konferencji tematycznych dla branż nowych technologii

– wspomagania konferencji działalnością towarzyszącą (PR, catering, itp.)

– informatycznego wsparcia konferencji (aktualizacja strony internetowej konferencji, przygotowanie materiałów video po konferencji)

 

PRZEDMIOT REALIZACJI:

 

1. Wykonanie usługi organizacji w Warszawie w październiku konferencji branży e-biznesowej dla 100 uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności firmy TechnoBoard, jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w Inkubatorze.

2. Usługa powinna być wykonana z zachowaniem następujących elementów:

– Właściwa lokalizacja konferencji: Warszawa, centrum, w oddaleniu nie większym niż 5 km od Dworca Centralnego z wydzielonym miejscem odbywania się konferencji oraz miejscem przeznaczonym na przerwy kawowe.

– Właściwy termin konferencji (w tym rezerwacja lokalizacji), (przewidywany termin konferencji w paździeniku to 09.10.2012 lub 15.10.2012 lub 23.10.2012

– Zagwarantowana pełna obsługa konferencji, tj.:

* Zapewnienie obsługi informatycznej, w szczególności obsługi rzutnika i płynnych zmian prezentacji

* Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników Wykonawcy do obsługi wydarzenia. Liczba członków zespołu Wykonawcy powinna być dostosowana do zakresu realizacji przedmiotowego zlecenia.

– Zapewniony Catering:

a)      Co najmniej jedna przerwa kawowa (kawa, herbata, napoje, ciasteczka) z przystrojeniem (na przykład obrusy)

b)      Ciasta do kawy

c)      Hostessa do pomocy (1 osoba)

– Opcjonalnie zapewnioną rejestrację video/foto w dniu konferencji oraz dostęp do materiałów video z konferencji dla uczestników po konferencji w formie, co najmniej 2-3 minutowego podsumowania z całego wydarzenia (minimalne wymagania: 1 kamera, operator, światło, dźwięk, plus montaż i komentarz lektora).

– Uaktualnienie strony internetowej II konferencji e-biznesowej do strony III konferencji e-biznesowej wraz z działaniami promocyjnymi (technologia wordpress) wraz z linkiem do archiwum II konferencji.

– Aktualizacja komunikatu o współfinansowaniu unijnym

– Opracowanie spójnego design prezentacji (spójny szablon power point lub podobny)

– Zapewnienie czynności operacyjnych, jak np. oznakowanie sali,

– Działania PR – informacja wysyłana do mediów przed konferencją i po konferencji.

– Inne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia konferencji ze strony wykonawcy

 

SPOSÓB UBIEGANIA SIĘ O UDZIELENIE ZLECENIA:

 

1.      Wykonawca składa wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na adres mailowy: seed@technoboard.pl do dnia 27.08.2012 do godziny 16.00

Wniosek zainteresowanego wykonawcy prac – powinien zawierać:

– dane kontaktowe Wykonawcy (nazwa, adres, telefon, e-mail) i osób jej reprezentujących,

– informację na temat zespołu wykonawcy odpowiedzialnego za realizację konferencji i możliwości obsługi konferencji w tym terminie z wyraźną deklaracją, że jest to możliwe

– ogólną informację o doświadczeniu w realizacji zleceń podobnych

Odpowiedź na wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu będzie skierowana do Wykonawcy w ciągu jednego dnia roboczego od dnia złożenia wniosku.

 

2.      W dniach 28-29.08.2012 strony ustalą termin testu kompetencji w ramach czasowych wskazanych poniżej, w którym musi uczestniczyć minimum jedna osoba reprezentująca Wykonawcę będąca, co najmniej osobą bezpośrednio odpowiedzialna za realizację umowy ze strony Wykonawcy. Testy kompetencji odbędą się w terminie od 30.08.2012 do 31.08.2012. Testy kompetencyjne będą odbywać się w siedzibie TechnoBoard, w umówionych terminach.

 

3.      Tylko w przypadku pozytywnego zaakceptowania wniosku wykonawcy o dopuszczenie do konkursu ofert – oraz po pozytywnym wyniku w/w testu kompetencji potwierdzającego odpowiedni potencjał do wykonania niniejszego zlecenia – Wnioskodawca składa ofertę zawierającą proponowaną ofertę cenową do dnia 03 września do godziny 16.00.

 

Uwaga! Firmy, które w ramach zamówienia TB-31-1 lub TB-31-2 przeszły pozytywnie weryfikację wniosku, przeszły test kompetencyjny i były dopuszczone do złożenia oferty, mogą od razu złożyć ofertę zamiast wniosku o dopuszczenie do udziału. Firmy te są zwolnione z testów kompetencji.

 

SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

 

– Elektronicznie na adres: biuro@technoboard.pl (do wiadomości seed@technoboard.pl) lub

– Listownie na adres: TechnoBoard Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50/p.450, 00-695 Warszawa (liczy się data i godzina wpływu do siedziby)

– Osobiście (n adres biura j/w)

 

WYMAGANY TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY 

31 październik 2012 r.

 

PRZEWIDYWANE KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY:

 

1. Doświadczenie w realizacji podobnych usług – osób wykonujących zlecenie w imieniu wykonawcy plus referencje z realizacji podobnych prac

2. Ocena przedstawionej wizji konferencji podczas spotkania weryfikacyjnego

3. Lokalizacja konferencji

4. Zaproponowana cena

 

ZAŁĄCZNIKI:

 

Przykłady realizacji elektronicznych (link)

 

– Projekt agendy (link) – uwaga, może ulec zmianom, ostateczny projekt agendy będzie wypracowany z Wykonawcą

 

– Przykład agendy z grudnia 2012 roku (link)

 

– Przykład regulaminu konferencji (link)

 

Więcej informacji jak wyglądała konferencja:

 

http://konferencja-technoboard.pl/

 

http://www.tbkonferencja.evenea.pl/

 

TechnoBoard Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru wykonawcy przez Zarząd Spółki zgodnie z w/w kryteriami w ramach zasad oceny ekonomicznej złożonych ofert zgodnie z zasadami PO IG.