TB-31 [Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard]

NaglowekPOIG

WARSZAWA, 28 czerwca 2012r.

 

W wyniku konkursu ofert nie wybrano wykonawcy.

 

Zakup usług organizacji III konferencji e-biznesowej TechnoBoard

   

 

Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. w związku z realizacją w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1 projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” (POIG-03.01.00-00-029/09) – ogłasza niniejszym zaproszenie do składania ofert na:

 

Usługę organizacji w Warszawie w dniu 11 września 2012r. konferencji branży e-biznesowej dla ok. 100 uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności TechnoBoard jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w tym inkubatorze przedsiębiorczości.

WYMAGANE DOŚWIADCZENIE I UMIEJĘTNOŚCI Z ZAKRESU:
– organizacji i realizacji konferencji tematycznych dla branż nowych technologii

 

– wspomagania konferencji działalnością towarzyszącą (PR, catering, itp.)

 

– informatycznego wsparcia konferencji (transmisja na żywo w Internecie, przygotowanie strony internetowej konferencji, przygotowanie materiałów video po konferencji)

 

 

PRZEDMIOT REALIZACJI:

 

1. Wykonanie usługi organizacji w Warszawie w dniu 11 września 2012r. konferencji branży e-biznesowej dla 100 uczestników poświęconej podsumowaniu dotychczasowej działalności firmy TechnoBoard, jak również mającej charakter spotkania informacyjnego wyjaśniającego procedury realizacji pre- i inkubacji w Inkubatorze.

 

2. Usługa powinna być wykonana z zachowaniem następujących elementów:

 

– Właściwa lokalizacja konferencji: Warszawa, centrum, w oddaleniu nie większym niż 7 km od Dworca Centralnego z wydzielonym miejscem odbywania się konferencji oraz miejscem przeznaczonym na przerwy kawowe i lunch.

 

– Właściwy termin konferencji (w tym rezerwacja lokalizacji), tj. w terminie 11.09.2011 r.

 

– Zagwarantowana pełna obsługa konferencji, tj. zapewnienie koordynatorów, hostess, techników oraz pozostałych, niezbędnych członków zespołu Wykonawcy w celu umożliwienia przeprowadzenia prawidłowo konferencji, z zastrzeżeniem, iż liczba członków zespołu Wykonawcy powinna być dostosowana do zakresu realizacji przedmiotowego zlecenia.

 

– Zapewniony Catering:

a)      Co najmniej jedna przerwa kawowa (kawa, herbata, napoje, ciasteczka)

b)      Owoce i ciasta domowe,

c)      Ciepły posiłek (np. jednodaniowy zestaw obiadowy – do ustalenia w toku prac przygotowawczych z Wykonawcą przed Konferencją).

 

– Zapewnioną rejestrację video/foto oraz transmisję on-line w dniu konferencji oraz dostęp do materiałów video z konferencji dla uczestników po konferencji. Rejestracja odbędzie się przy udziale kamery, mikserów oraz ekipy technicznej, tj. operatorów, inżynier obsługi dźwięku i wizji lub personelu analogicznie przygotowanego do obsługi takiej transmisji. Dodatkowo dla uatrakcyjnienia realizacji wykonane będą specjalne jingle i zajawki, a także pełna dokumentacja zdjęciowa z wydarzenia, wraz z przekazaniem praw autorskich.

 

– Zapewnione odpowiednie działania w sieci związane z promocją konferencji, tj. przygotowanie i bieżące prowadzenie oficjalnego kanału w mediach społecznościowych Facebook i GoldenLine, stworzenie strony internetowej wraz z działaniami promocyjnymi.

 

– Zapewnione wsparcie PR, tj.:

a)      Stworzenie strategii komunikacji dla grupy docelowej odbiorców,

b)      Opracowanie systemu identyfikacji wizualnej i scenariusza całego wydarzenia,

c)      Wzmocnienie wizerunku medialnego (w przedmiocie konferencji) osób występujących,

d)     Zbudowanie pozytywnych relacje z interesariuszami (ściśle związanymi z wydarzeniem),

e)      Stworzenie biura prasowego: (od momentu podpisania umowy do 7 dni po zakończeniu konferencji włącznie),

f)       Przygotowanie polityki medialnej oraz komunikacji z mediami,

g)      Wygenerowanie listy mediów oraz zaproszenie ich do aktywnej współpracy,

h)      Tworzenie materiałów prasowych na bieżąco (oświadczenia, komunikaty, artykuły),

i)        Rozwiązanie ewentualnych kryzysów medialnych i reagowanie na materiały krytyczne,

j)        Bieżący monitoring mediów pod kątem całego wydarzenia (przed i po),

k)      Powołanie rzecznika prasowego.

l)        W przypadku w/w działań oddelegowanie zespołu trzech osób (w tym koordynatora działań).

 

 

SPOSÓB UBIEGANIA SIĘ O UDZIELENIE ZLECENIA:

 

1.      Wykonawca składa wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na adres mailowy: seed@technoboard.pl do dnia 03.07.2012

Wniosek zainteresowanego wykonawcy prac – powinien zawierać:

 

– dane kontaktowe Wykonawcy (nazwa, adres, telefon, e-mail) i osób jej reprezentujących,

 

– informację na temat zespołu wykonawcy odpowiedzialnego za realizację konferencji i możliwości obsługi konferencji w tym terminie z wyraźną deklaracją, że jest to możliwe

 

– ogólną informację o doświadczeniu w realizacji zleceń podobnych

 

Odpowiedź na wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu będzie skierowana do Wykonawcy w ciągu jednego dnia roboczego od dnia złożenia wniosku.

 

2.      W dniach pomiędzy 04.07.2012 a 05.07.2012 strony ustalą termin testu kompetencji w ramach czasowych wskazanych poniżej, w którym musi uczestniczyć minimum jedna osoba reprezentująca Wykonawcę będąca, co najmniej osobą bezpośrednio odpowiedzialna za realizację umowy ze strony Wykonawcy. Testy kompetencji odbędą się w terminie od 09.07.2012 do 11.07.2012. Testy kompetencyjne będą odbywać się w siedzibie TechnoBoard, w umówionych terminach.

 

3.      Tylko w przypadku pozytywnego zaakceptowania wniosku wykonawcy o dopuszczenie do konkursu ofert – oraz po pozytywnym wyniku w/w testu kompetencji potwierdzającego odpowiedni potencjał do wykonania niniejszego zlecenia – Wnioskodawca składa ofertę zawierającą proponowaną ofertę cenową do dnia 13 lipca do godziny 16.00.

 

 

SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

 

– Elektronicznie na adres: biuro@technoboard.pl oraz do wiadomości seed@technoboard.pl lub

– Listownie na adres: TechnoBoard Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50/p.450, 00-695 Warszawa (liczy się data i godzina wpływu do siedziby)

– Osobiście (n adres biura j/w)

 

WYMAGANY TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY 

30 września 2012 r.

 

Przewidywane kryteria wyboru wykonawcy:

1. Doświadczenie w realizacji podobnych usług – osób wykonujących zlecenie w imieniu wykonawcy plus referencje z realizacji podobnych prac

2. Wypracowanie wspólnej wizji konferencji podczas spotkania weryfikacyjnego

3. Zaproponowana cena

4. Sposób realizacji prac oraz gwarancja na wykonane usługi

 

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia wynosi:

 

18 450 PLN brutto.

Załączniki:

 

Przykłady realizacji elektronicznych (link)

 

– Projekt agendy (link) – uwaga, może ulec zmianom, ostateczny projekt agendy będzie wypracowany z Wykonawcą

 

– Przykład agendy z grudnia 2012 roku (link)

 

– Przykład regulaminu konferencji (link)

 

Więcej informacji jak wyglądała konferencja:

 

http://konferencja-technoboard.pl/

 

http://www.tbkonferencja.evenea.pl/

 

TechnoBoard Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru wykonawcy przez Zarząd Spółki zgodnie z w/w kryteriami w ramach zasad oceny ekonomicznej złożonych ofert zgodnie z zasadami PO IG.