TB-33 [Usługi Księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek]
WARSZAWA, 28 grudnia 2012r.
Usługi księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek
Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. w związku z realizacją w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1 projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” (POIG-03.01.00-00-029/09) – ogłasza niniejszym zaproszenie do składania ofert na:
Usługi Księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek.
Zapytanie konkursowe:
Warszawa, 28 grudnia 2012 r.
Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na świadczenie usług księgowych plus świadczenie usług kadrowo-płacowych (punkty nr 1 i nr 2 łącznie) oraz oddzielnie (druga oferta – punkt nr 3) controllingu finansowego dla spółek powiązanych, w tym powstałych w związku z realizacją projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Świadczenie usług księgowych:
Zakres świadczonych usług księgowych:
- prowadzenie ksiąg handlowych, w tym:
– dekretacja i księgowanie dokumentów,
– prowadzenie ewidencji środków trwałych,
– przygotowywanie potwierdzeń sald
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- przygotowywanie dokumentacji do audytu, współpraca z biegłymi rewidentami w ramach audytu,
- sporządzanie wszelkiej dokumentacji podatkowej, w tym:
– sporządzanie deklaracji podatkowych,
– prowadzenie rejestrów Vat
- reprezentowanie spółki w trakcie inspekcji i kontroli skarbowych,
- sporządzanie sprawozdań określonych przez odpowiednie przepisy prawa do Głównego Urzędu Statystycznego i NBP
- bieżąca współpraca z Zarządem spółek oraz osobami przez nich wyznaczonymi do kontaktu, w tym udzielanie wyjaśnień w zakresie realizowanych czynności
- archiwizowanie bieżących dokumentów finansowych.
Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:
- cenę za usługi księgowe uzależnioną od ilości dokumentów w danym miesiącu:
– do 20 dokumentów,
– od 21 do 50 dokumentów
– od 51 do 100 dokumentów
– od 101 do 200 dokumentów
– od 201 do 300 dokumentów
– powyżej 301 dokumentów
Przy czym 1 dokument oznacza: fakturę zakupu, fakturę sprzedaży, rachunek, listę płac, polecenie księgowania, dzienny wyciąg bankowy, dzienny raport kasowy itd.
- cenę za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z UoR.
– wersja wstępna pełnego sprawozdania finansowego – do dnia 25 stycznia następnego roku
– wersja ostateczna pełnego sprawozdania finansowego – do ostatniego dnia lutego następnego roku
- cenę za wprowadzanie przelewów do systemu bankowego,
- inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.
Dodatkowe założenia – wymagane:
- posiadanie praw (licencji) do użytkowania programu finansowo – księgowego umożliwiającego spełnienie wszystkich wymogów i warunków poprawnego prowadzenia ksiąg handlowych zgodnie z zakresem opisanym w punkcie 1, zapewniającego dostęp online w pełnej funkcjonalności systemu księgowego poprzez Internet bez dodatkowych opłat ze strony spółki lub TechnoBoard[1]
- umożliwienie dostępu bez możliwości edycji danych do systemu finansowo – księgowego dla osób wskazanych przez spółkę oraz TechnoBoard jako wspólnika, (koszt związany z korzystaniem z tego systemu jest ponoszony bezpośrednio przez spółkę);
Wymagane raportowanie – zakres i terminy:
- miesięczne raporty składające się z:
- bilansu – stan na ostatni dzień miesiąca,
- rachunku zysków i strat w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku roku,
- zapisy na poszczególnych kontach przychodowych oraz kosztowych,
- rozrachunki (należności i zobowiązania) wraz z terminami płatności,
- zestawienie sald i obrotów kont analitycznych na ostatni dzień miesiąca.
Termin przesłania – do 12 dnia następnego miesiąca.
- kwartalne zestawienie korekt związanych z przekształceniem wyniku finansowego z PSR na MSSF. Termin przesłania – do 12 dnia następnego miesiąca.
- rozrachunki (należności i zobowiązania) wraz z terminami płatności na dowolny dzień miesiąca, w oparciu o przekazane przez spółki na ten dzień dokumenty.
Termin przesłania – 2 dni robocze od zgłoszenia zapotrzebowania.
2. Świadczenie usług kadrowo-płacowych:
Zakres świadczonych usług kadrowo-płacowych:
- prowadzenie dokumentacji kadrowej (teczek osobowych);
- naliczanie wynagrodzeń pracowników zgodnie z przepisami;
- sporządzanie list płac;
- przekazywanie informacji o płatnościach na rzecz ZUS, US;
- sporządzanie i przesyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych, w tym rejestracja, dokonywanie zmian oraz wyrejestrowywanie pracowników z ZUS;
- przygotowywanie rocznych deklaracji (PIT-11, IFT, PIT-40);
- udział przy inspekcjach i kontrolach z PIP, ZUS, US.
- przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagradzaniu;
Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:
- obsługa rozliczeniowo-płacowa 1 pracownika – umowa o pracę;
- obsługa rozliczeniowo-płacowa 1 pracownika – umowa zlecenie, umowa o dzieło;
- inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.
3. Świadczenie usług controllingu finansowego:
Zakres świadczonych usług controllingowych:
- opracowanie budżetu w oparciu o dane przekazane przez Zarząd Spółki oraz jego aktualizacja w trakcie roku;
- raport z wykonania budżetu z uwzględnieniem odchyleń za dany miesiąc oraz narastająco od początku roku w ujęciu memoriałowym;
BUDŻET/ WYKONANIE/ ODCHYLENIA/ – za dany miesiąc
BUDŻET/ WYKONANIE/ ODCHYLENIA/ – narastająco od początku roku
- raport opisowy dotyczący odchyleń w relacji poszczególnych pozycji budżetowych
- raport z przepływu środków pieniężnych z uwzględnieniem stanu rozrachunków przeterminowanych, w tym zapotrzebowania na środki pieniężne przez Spółkę na kolejny okres z uwzględnieniem zaciągniętych zobowiązań oraz nierozliczonych dokumentów z okresów poprzednich
- podstawowe wskaźniki finansowe
- system obiegu dokumentów dla autoryzacji zleceń i przelewów
- akceptacja zleceń płatności online oraz blokada płatności wykraczających poza przyjęty budżet oraz przekraczających limit dopuszczalnych samodzielnych operacji finansowych zarządu spółki
- archiwizacja bieżących dokumentów finansowych dla każdego procesu objętego controllingiem w ramach ewidencji w systemie obiegu dokumentów
Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:
– cenę za sporządzenie raportu controllingowego zgodnie z przedstawionym powyżej zakresem usługi;
– inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.
Termin przekazania raportu:
– do 12 dnia następnego miesiąca.
LICZBA OBSŁUGIWANYCH PODMIOTÓW
Kalkulację cenową należy sporządzić przy założeniu świadczenia usług księgowych oraz controllingu finansowego na rzecz od 6 do 9 spółek z branży e-biznesu. Szczegółowy opis działalności wszystkich spółek znajduje się na stronie: www.technoboard.pl
Dokładna liczba podmiotów zostanie podana przed zawarciem umowy z Wykonawcą prac.
TERMIN SKŁADANIA OFERT
9 stycznia 2013 r.[2], godz. 12:00 (decyduje data wpływu do Zamawiającego)
SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
- elektronicznie na adres: biuro@technoboard.pl oraz nadzorcy@technoboard.pl
- listownie na adres: TechnoBoard Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50, 00-695 Warszawa
- osobiście (adres biura j/w)
WYMAGANY TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY
20 stycznia 2013 r.
TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Umowa o świadczenie usług księgowych i controllingowych będzie obowiązywała od 01.01.2013 r.
Przejęcie ksiąg handlowych nastąpi według stanu na dzień 31.12.2012 r.
Pierwszym okresem sprawozdawczym do zaksięgowania będzie miesiąc styczeń 2013 r.
WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
- Wykonawca bierze odpowiedzialność za prowadzenie Księgowości Zleceniodawcy w czasie trwania Umowy.
- Wykonawca sporządza deklaracje na podstawie dokumentów dostarczonych do zaksięgowania w przewidzianych umową terminach.
- Wdrożenie zasad rachunkowości, struktur raportów oraz obowiązującego planu kont następuje w jednolitej formie dla wszystkich obsługiwanych spółek.
OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ
- Dane kontaktowe firmy (nazwa, adres, telefon, e-mail) i osób jej reprezentujących
- Opis doświadczenia w realizacji podobnych usług przez Wykonawcę lub osoby wykonujące zlecenie w imieniu Wykonawcy (tabelaryczny wykaz realizowanych usług wraz z ewentualnymi załącznikami w formie referencji z realizacji prac tego typu)
- Wykaz osób wraz z ich CV, które ewentualnie zajmowałyby się obsługą spółek, minimum 2 osoby: osoba odpowiedzialna za wykonywanie prac dla spółek oraz osoba ją zastępująca w razie nieobecności – wymagana licencja Ministerstwa Finansów, uprawnienia biegłego rewidenta, ACCA.
- Datę związania ofertą, tj. 20.01.2013 r.
- Kopię dokumentu poświadczający formę prawną podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia
- Podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu ubiegającego się o zlecenie (w przypadku wysłania oferty w formie elektronicznej – oferta winna być wysłana przez osobę upoważnioną).
KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY
Przewiduje się, iż wybór wykonawcy nastąpi w oparciu następujące kryteria:
- Cena.
- Doświadczenie.
- System księgowy.
- Forma i sposób prezentacji sporządzanych raportów.
INNE
- Dopuszcza się składanie ofert częściowych.
- Wadium nie jest wymagane.
- Niniejsze zapytanie nie podlega zasadom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Od wyników przeprowadzonego postępowania nie przysługuje odwołanie.
- Dopuszcza się możliwość zmiany oferty przed datą złożenia. Oferty nie zawierające istotnych elementów oceny nie będą rozpatrywane.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji lub unieważnienia konkursu ofert.
Szczegóły wykonania zlecenia będą ustalane w ramach dalszych negocjacji
Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia, upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Iwona Woźniak, tel./fax. 22 629 24 42, e-mail: iwozniak@technoboard.pl
[1]Wymaganie dostępu online sprecyzowano wskutek zastrzeżenia obecnego prezesa zarządu TechnoBoard
[2]Data sprecyzowana wskutek zastrzeżenia obecnego prezesa zarządu TechnoBoard
TechnoBoard Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru wykonawcy przez Zarząd Spółki zgodnie z w/w kryteriami w ramach zasad oceny ekonomicznej złożonych ofert zgodnie z zasadami PO IG.