TB-33 [Usługi Księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek]

WARSZAWA, 28 grudnia 2012r.

 

Usługi księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek

   

 

Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. w związku z realizacją w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1 projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” (POIG-03.01.00-00-029/09) – ogłasza niniejszym zaproszenie do składania ofert na:

Usługi Księgowo-Finansowe, Kadry i Płace oraz Controlling spółek.

Zapytanie konkursowe:

Warszawa, 28 grudnia 2012 r.

Zarząd TechnoBoard Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na świadczenie usług księgowych plus świadczenie usług kadrowo-płacowych (punkty nr 1 i nr 2 łącznie) oraz oddzielnie (druga oferta – punkt nr 3) controllingu finansowego dla spółek powiązanych, w tym powstałych w związku z realizacją projektu „TechnoBoard – pre- i inkubator komercjalizacji przedsięwzięć gospodarki elektronicznej” w ramach „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Działanie 3.1.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Świadczenie usług księgowych:

Zakres świadczonych usług księgowych:

– dekretacja i księgowanie dokumentów,

– prowadzenie ewidencji środków trwałych,

– przygotowywanie potwierdzeń sald

• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• przygotowywanie dokumentacji do audytu, współpraca z biegłymi rewidentami w ramach audytu,
• sporządzanie wszelkiej dokumentacji podatkowej, w tym:

– sporządzanie deklaracji podatkowych,

– prowadzenie rejestrów Vat

• reprezentowanie spółki w trakcie inspekcji i kontroli skarbowych,
• sporządzanie sprawozdań określonych przez odpowiednie przepisy prawa do Głównego Urzędu Statystycznego i NBP
• bieżąca współpraca z Zarządem spółek oraz osobami przez nich wyznaczonymi do kontaktu, w tym udzielanie wyjaśnień w zakresie realizowanych czynności
• archiwizowanie bieżących dokumentów finansowych.

 

Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:

• cenę za usługi księgowe uzależnioną od ilości dokumentów w danym miesiącu:

– do 20 dokumentów,

– od 21 do 50 dokumentów

– od 51 do 100 dokumentów

– od 101 do 200 dokumentów

– od 201 do 300 dokumentów

– powyżej 301 dokumentów

Przy czym 1 dokument oznacza: fakturę zakupu, fakturę sprzedaży, rachunek, listę płac, polecenie księgowania, dzienny wyciąg bankowy, dzienny raport kasowy itd.

• cenę za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z UoR.

– wersja wstępna pełnego sprawozdania finansowego – do dnia 25 stycznia następnego roku

– wersja ostateczna pełnego sprawozdania finansowego – do  ostatniego dnia lutego  następnego roku

• cenę za wprowadzanie przelewów do systemu bankowego,
• inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.

Dodatkowe założenia – wymagane:

• posiadanie praw (licencji) do użytkowania programu finansowo – księgowego umożliwiającego spełnienie wszystkich wymogów i warunków poprawnego prowadzenia ksiąg handlowych zgodnie z zakresem opisanym w punkcie 1, zapewniającego dostęp online w pełnej funkcjonalności systemu księgowego poprzez Internet bez dodatkowych opłat ze strony spółki lub TechnoBoard[1]
• umożliwienie dostępu bez możliwości edycji danych do systemu finansowo – księgowego dla osób wskazanych przez spółkę oraz TechnoBoard  jako wspólnika, (koszt związany z korzystaniem z tego systemu jest ponoszony bezpośrednio przez spółkę);

 

 

Wymagane raportowanie – zakres i terminy:

• miesięczne raporty składające się z:
• bilansu – stan na ostatni dzień miesiąca,
• rachunku zysków i strat w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku roku,
• zapisy na poszczególnych kontach przychodowych oraz kosztowych,
• rozrachunki (należności i zobowiązania) wraz z terminami płatności,
• zestawienie sald i obrotów kont analitycznych na ostatni dzień miesiąca.

Termin przesłania – do 12 dnia następnego miesiąca.

• kwartalne zestawienie korekt związanych z przekształceniem wyniku finansowego z PSR na MSSF. Termin przesłania – do 12 dnia następnego miesiąca.
• rozrachunki (należności i zobowiązania) wraz z terminami płatności na dowolny dzień miesiąca, w oparciu o przekazane przez spółki na ten dzień dokumenty.

Termin przesłania – 2 dni robocze od zgłoszenia zapotrzebowania.

 

2. Świadczenie usług kadrowo-płacowych:

 

Zakres świadczonych usług kadrowo-płacowych:

• prowadzenie dokumentacji kadrowej (teczek osobowych);
• naliczanie wynagrodzeń pracowników zgodnie z przepisami;
• sporządzanie list płac;
• przekazywanie informacji o płatnościach na rzecz ZUS, US;
• sporządzanie i przesyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych, w tym rejestracja, dokonywanie zmian oraz wyrejestrowywanie pracowników z ZUS;
• przygotowywanie rocznych deklaracji (PIT-11, IFT, PIT-40);
• udział przy inspekcjach i kontrolach z PIP, ZUS, US.
• przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagradzaniu;

Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:

• obsługa rozliczeniowo-płacowa 1 pracownika – umowa o pracę;
• obsługa rozliczeniowo-płacowa 1 pracownika – umowa zlecenie, umowa o dzieło;
• inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.

3. Świadczenie usług controllingu finansowego:

Zakres świadczonych usług controllingowych:

• opracowanie budżetu w oparciu o dane przekazane przez Zarząd Spółki oraz jego aktualizacja w trakcie roku;
• raport z wykonania budżetu z uwzględnieniem odchyleń za dany miesiąc oraz narastająco od początku roku w ujęciu memoriałowym;

BUDŻET/ WYKONANIE/ ODCHYLENIA/  – za dany miesiąc

BUDŻET/ WYKONANIE/ ODCHYLENIA/ – narastająco od początku roku

• raport opisowy dotyczący odchyleń w relacji poszczególnych pozycji budżetowych
• raport z przepływu środków pieniężnych z uwzględnieniem stanu rozrachunków przeterminowanych, w tym zapotrzebowania na środki pieniężne przez Spółkę na kolejny okres z uwzględnieniem zaciągniętych zobowiązań oraz nierozliczonych dokumentów z okresów poprzednich
• podstawowe wskaźniki finansowe
• system obiegu dokumentów dla autoryzacji zleceń i przelewów
• akceptacja zleceń płatności online oraz blokada płatności wykraczających poza przyjęty budżet oraz przekraczających limit dopuszczalnych samodzielnych operacji finansowych zarządu spółki
• archiwizacja bieżących dokumentów finansowych dla każdego procesu objętego controllingiem w ramach ewidencji w systemie obiegu dokumentów

Oferta cenowa powinna uwzględniać następujące założenia:

– cenę za sporządzenie raportu controllingowego zgodnie z przedstawionym powyżej zakresem usługi;

– inne dodatkowe obciążenia, jakie mogą mieć miejsce w trakcie realizacji umowy.

 

Termin przekazania raportu:

– do 12 dnia następnego miesiąca.

 

LICZBA OBSŁUGIWANYCH  PODMIOTÓW

 

Kalkulację cenową należy sporządzić przy założeniu świadczenia usług księgowych oraz controllingu finansowego  na rzecz od 6 do 9 spółek z branży e-biznesu.  Szczegółowy opis działalności wszystkich  spółek znajduje się na stronie: www.technoboard.pl

 

Dokładna liczba podmiotów zostanie podana przed zawarciem umowy z Wykonawcą prac.

TERMIN SKŁADANIA OFERT

9 stycznia 2013 r.[2], godz. 12:00 (decyduje data wpływu do Zamawiającego)

SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

1. elektronicznie na adres: biuro@technoboard.pl oraz nadzorcy@technoboard.pl
2. listownie na adres: TechnoBoard Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50, 00-695 Warszawa
3. osobiście (adres biura j/w)

WYMAGANY TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY 

20 stycznia 2013 r.

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Umowa o świadczenie usług księgowych i controllingowych będzie obowiązywała od 01.01.2013 r.

Przejęcie ksiąg handlowych nastąpi według stanu na dzień 31.12.2012 r.

Pierwszym okresem sprawozdawczym do zaksięgowania będzie miesiąc styczeń 2013 r.

 

WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Wykonawca bierze odpowiedzialność za prowadzenie Księgowości Zleceniodawcy w czasie trwania Umowy.
2. Wykonawca sporządza deklaracje na podstawie dokumentów dostarczonych do zaksięgowania w przewidzianych umową terminach.
3. Wdrożenie zasad rachunkowości, struktur raportów oraz obowiązującego planu kont następuje w jednolitej formie dla wszystkich obsługiwanych spółek.

OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ

1. Dane kontaktowe firmy (nazwa, adres, telefon, e-mail) i osób jej reprezentujących
2. Opis doświadczenia w realizacji podobnych usług przez Wykonawcę lub osoby wykonujące zlecenie w imieniu Wykonawcy (tabelaryczny wykaz realizowanych usług wraz z ewentualnymi załącznikami w formie referencji z realizacji prac tego typu)
3. Wykaz osób wraz z ich CV, które ewentualnie zajmowałyby się obsługą spółek, minimum 2 osoby: osoba odpowiedzialna za wykonywanie prac dla spółek oraz osoba ją zastępująca w razie nieobecności – wymagana licencja Ministerstwa Finansów, uprawnienia biegłego rewidenta, ACCA.
4. Datę związania ofertą, tj. 20.01.2013 r.
5. Kopię dokumentu poświadczający formę prawną podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia
6. Podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu ubiegającego się o zlecenie (w przypadku wysłania oferty w formie elektronicznej – oferta winna być wysłana przez osobę upoważnioną).

 

KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY

Przewiduje się, iż wybór wykonawcy nastąpi w oparciu następujące kryteria:

1. Cena.
2. Doświadczenie.
3. System księgowy.
4. Forma i sposób prezentacji sporządzanych raportów.

INNE

1. Dopuszcza się składanie ofert częściowych.
2. Wadium nie jest wymagane.
3. Niniejsze zapytanie nie podlega zasadom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Od wyników przeprowadzonego postępowania nie przysługuje odwołanie.
4. Dopuszcza się możliwość zmiany oferty przed datą złożenia. Oferty nie zawierające istotnych elementów oceny nie będą rozpatrywane.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji lub unieważnienia konkursu ofert.

 

Szczegóły wykonania zlecenia będą ustalane w ramach dalszych negocjacji

Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia, upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Iwona Woźniak, tel./fax. 22 629 24 42, e-mail: iwozniak@technoboard.pl

 

 

TechnoBoard Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru wykonawcy przez Zarząd Spółki zgodnie z w/w kryteriami w ramach zasad oceny ekonomicznej złożonych ofert zgodnie z zasadami PO IG.